El lienzo del consejo familiar

Con el tiempo, una empresa familiar puede convertirse en un sistema complejo de gestionar. Por un lado, la familia es un sistema que tiene como objetivos la benevolencia, el apoyo y el amor; las relaciones se basan en los vínculos afectivos.

Por otra parte, la empresa valora la competitividad, los objetivos financieros y el rendimiento, por lo que las relaciones humanas en su interior siguen una lógica racional.

Las empresas familiares que se caracterizan por su éxito y perennidad han dedicado, en algún momento de su ciclo de vida, el tiempo necesario para establecer los mecanismos requeridos para asegurar una buena convivencia o, incluso, una sinergia entre familia y empresa. El Consejo de familia es una de las alternativas que apoya este vínculo, ya que proporciona un foro para que los miembros discutan diversos temas relacionados con el desarrollo de la entidad familiar.

Para garantizar una buena sinergia entre familia y empresa, las empresas familiares tienen la oportunidad de crear un Consejo de familia. A continuación, se presenta una herramienta que permite reflexionar y definir los elementos para crear dicha estructura, el lienzo del Consejo familiar.

Este lienzo es una derivación del Business Model Canvas de Alexander Osterwalder sólo que, en lugar de 9 bloques, éste contiene 13 elementos distribuidos en cuatro zonas que llevan a los miembros de la familia a construir el espacio y los mecanismos adecuados para sortear los desafíos de la continuidad de la empresa y la armonía familiar. Estas 4 zonas son: corazón, experiencia, funcionamiento y requerimientos para el Consejo de familia.

Zona 1: El corazón del Consejo de familia

· Razón de ser

El primer tema que hay que discutir con los miembros de la familia es la misión que se desea dar al Consejo. Es fundamental asegurarse de que todos los participantes se sientan incluidos y cómodos con lo que debe llevar a cabo el Consejo. Asegurarse de llegar a una visión compartida por todos los involucrados.

· Temas potenciales

Para concretar la misión del Consejo de familia y alcanzar los objetivos deseados, es importante definir los temas que conformarán las primeras agendas. Al poner por escrito cuestiones concretas aumenta la probabilidad de que los participantes se sientan más cómodos y entiendan mejor la razón de ser del Consejo de familia.

Zona 2: La experiencia del Consejo de familia

· Miembros

Dependiendo del tamaño de la familia, la definición de los miembros del Consejo puede ser una decisión delicada. En este caso, recuerde que no hay decisiones correctas o incorrectas; sin embargo, deben ser justificables y convenientes para todos.

· Criterios de selección

Se trata de las pautas que le ayudarán a determinar quiénes podrán ser parte del Consejo de familia; piense en la edad, la relación con la empresa, el nivel de pertenencia a la familia, el estado civil, entre otros elementos.

· Clima familiar

El clima familiar suele reflejar los valores de la familia; representa el ambiente que desea crear dentro del Consejo. Algunas familias prefieren que sea muy formal, mientras que otras optan por un foro más relajado.

· Código de conducta

Son los elementos que regirán el comportamiento de todos y garantizarán el buen funcionamiento del Consejo de familia. Por ejemplo, la puntualidad, la asistencia, el derecho a la palabra, la escucha empática, la confidencialidad, entre otros.

· Comunicación y documentación

Los medios y las herramientas de comunicación a utilizar son decisión de cada familia. Sólo hay una regla: todos los participantes deben utilizar las mismas herramientas.

· Lugar y hora de las reuniones

La periodicidad de las reuniones es un elemento clave para la sostenibilidad de un Consejo de familia. Debe decidirse de forma conjunta el lugar, la frecuencia y el horario de las reuniones.

Zona 3: El funcionamiento del Consejo de Familia

· Acompañamiento

Muchas familias desean estar acompañadas por profesionales al momento de establecer el Consejo de familia. Lo más importante es conocer los criterios para seleccionar a esos profesionales y con qué temas desearán ser guiados por externos.

· Actividades clave

Esta sección le permite establecer el proceso en el que se sustentará la realización del Consejo. Algunas familias llegan incluso a documentar la secuencia de actividades a realizar; actividades de preparación, durante y después de las reuniones de Consejo.

· Roles clave

Los roles clave son responsabilidades formalmente definidas que apoyan el buen funcionamiento del Consejo de familia.

Zona 4: Requisitos del Consejo de Familia

· Recursos necesarios

Establecer un Consejo de familia requiere ciertos recursos que varían de una estructura a otra. Tómese el tiempo para identificar los recursos que necesitará, como tiempo, dinero, experiencia, ubicación, entre otros.

· Próximas etapas

Una vez que ha definido cómo desea que sea el Consejo de familia, pase rápidamente a la acción.

Es importante recordar que no existe una receta universal que pueda aplicarse a todas las familias para crear un Consejo; cada familia debe determinar lo que es importante para ella. Sin embargo, sea cual sea la forma que quiera que adopte su propio Consejo, esta herramienta le ayudará a definir sus bases.
 

La autora es Directora de Transferencia y Divulgación, Empresas Familiares, HEC Montreal, y Luis Cisneros, Profesor del Departamento de Emprendimiento e Innovación y Director Académico, Empresas Familiares, HEC Montreal. Adaptado por María Fonseca P, Directora del Instituto de Familias Empresarias del Tecnológico de Monterrey.

Artículo publicado originalmente en El Financiero.