El rol del administrador moderno

Harvard Business Review, celebrando 50 años, acaba de publicar un artículo sobre lo que significa ser un administrador moderno. La pregunta aquí es: ¿Somos buenos administradores? ¿Con en qué parámetros de referencia?

La era del administrador moderno la podemos ubicar a partir de la llegada de las primeras computadoras a las empresas, que permitieron, en un inicio y de manera incipiente, comenzar el procesamiento de información, agilizando diferentes tipos de cálculos para diferentes procesos clave.

El modelo clásico de administración de Henry Fayol, con más de 100 años, plantea que en la gestión de negocios se debe Planear, Organizar, Implementar (Dirigir y Coordinar) y Controlar, en las múltiples tareas que realizamos y a todos los niveles de la organización; sólo de esta forma será posible obtener la efectividad y eficiencia esperada.

Estos cuatro elementos clásicos, indispensables en la agenda del administrador moderno, han demostrado ser correctos a lo largo del tiempo. Sin embargo, hace cincuenta años, el Profesor de Administración Henry Mintzberg publicó el artículo “The Manager’s Job: Folklore and Fact”, donde identificó que los administradores habían desarrollado diez roles que complementan este ciclo de cuatro fases:

1) Como referente

• Figura visible: Participa en ceremonias y eventos.
• Líder: Realiza actividades de contratación, desarrollo y entrenamiento de la gente.
• Enlace: Mantiene el contacto y traduce los lineamientos que bajan de los niveles. Superiores.

2) Como informador

• Monitor: Busca, permanentemente, información.
• Diseminador: Comparte información a subordinados y a la organización.
• Portavoz: Comunica mensajes claves de su área de responsabilidad.

3) Como tomador de decisiones

• Gestor de Proyectos: Administrando diferentes iniciativas.
• Solucionador: Lidiando con las situaciones de reto que enfrenta la organización.
• Administrador de recursos: Definiendo estructuras de trabajo y formas de organización.
• Negociador: Mediando en diferentes tipos de interacciones complejas.

Además de lo anterior, en los últimos años, las actividades que realiza un administrador se han enriquecido e incrementado debido, entre otras cosas, a una gran cantidad de modas y metodologías administrativas, como el paso de la reingeniería por las organizaciones, la internet, la llegada de las redes sociales y la intranet (portal corporativo). 

También debemos mencionar que, en el último lustro, se ha transformado la comunicación y la coordinación de tareas, gracias a lo que en su origen fue llamado Enterprise 2.0 y que en los últimos años detonó debido a la pandemia, mediante el uso de diversas tecnologías y plataformas que facilitaron la comunicación y el trabajo a distancia, como Skype, Teams, Zoom, Messenger y WhatsApp, entre otras.

Esta multiplicidad de canales de comunicación ha generado un “bombardeo” continuo de correos, mensajes, reuniones y tareas que, en muchas ocasiones, explican la cargada agenda administrativa.

Es poco probable que a un administrador muy ocupado, que no tiene tiempo disponible, se le cuestione ¿cómo organiza su tiempo?, ¿a qué lo dedica? y ¿cómo se asegura que esas actividades agreguen valor? En algunas empresas estar ocupado es sinónimo de que la persona “está enfocada y es muy responsable”. 

Basado en mi experiencia de 31 años en la Consultoría de Negocios, puedo afirmar que muchas organizaciones han sido vulnerables a esa “activitis” donde todo urge y no hay tiempo de reflexionar, ya que, paradójicamente, en algunos casos se celebra que “todos estemos ocupados y haciendo muchas cosas”.

Existen patrones de comportamiento organizacional que evidencian cómo la falta de tiempo dedicado a la reflexión y planeación impacta negativamente en la fase de ejecución. Esto se traduce en tareas innecesarias, tiempos de espera, retrabajos, correcciones, demoras, fallas, desperdicios y duplicidad de esfuerzos, alimentando un círculo vicioso en el que la mala planeación genera aún menos tiempo disponible.

Este es un punto ciego en la organización que debe ser atendido con urgencia mediante un análisis crítico de cada reunión, actividad y reporte, evaluando su valor agregado y su contribución real a los objetivos. De igual forma, resulta fundamental fortalecer las fases de planeación y organización para mejorar la eficiencia y efectividad operativa

Sin duda, el rol de un administrador moderno y eficaz implica mantener vigente el Ciclo de Administración con sus cuatro fases y roles fundamentales, como los identificados por Mintzberg. No obstante, también es indispensable que programe puntos de revisión periódicos a lo largo del año. Estos espacios deben permitirle evaluar la efectividad en la ejecución de tareas, extraer aprendizajes y realizar ajustes que favorezcan un flujo de trabajo enfocado en la priorización, el valor agregado y los resultados.
 

El autor es profesor de cátedra del Departamento de Estrategia y Liderazgo de EGADE Business School del Tecnológico de Monterrey.

Artículo publicado originalmente en El Financiero.